Arquivologia

(Anotações Prova Assistente Administrativo MPE/RR CESPE)

O método alfabético consiste em arquivar todos os documentos em rigorosa ordem alfabética, por nome, localidade ou assunto.

O método numérico é o que dispõe todas as pastas e documentos de um arquivo em sequência numérica crescente, independentemente do arranjo alfabético e obedecendo sempre à ordem de entrada.

O método numérico cronológico estabelece a ordenação das pastas ou documentos de acordo cmo a numeração e com a data.

A correspondência oficial externa é aquela que trata de um assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição e é trocada entre uma instituição e outras entidades ou pessoas físicas.

O arquivo intermediário é formado de documentos que não são consultados com frequência, mas que podem ser solicitados pelos órgãos que os receberam e por aqueles que os produziram.

Uma coleção de manuscritos históricos reunidos por uma pessoa não pode ser considerada arquivo.

Glossário de espécies/formatos e tipos documentais produzidos pelo Ministério Público do Rio Grande do Sul:


• Espécie Documental: É a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e natureza das informações nele contidas. Ex.: Memorando, Ofício, Processo, Relatório, Guia, Requisição.

• Formato: Configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Ex.: Caderno, Livro, Cartaz, Folha.

• Tipo Documental: Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: Relatório de Substituição de Promotores de Justiça, Guia de Encaminhamento, Requisição de Diárias.

Obs.: Algumas vezes a Espécie Documental já configura o Tipo Documental. Ex.: Mapa de Freqüência, Memorial, Prontuário Médico.